Les commentaires sur un candidat, manuscrits ou enregistrés dans une base de données, doivent poursuivre le même but que les questions lors d’un entretien : apprécier les aptitudes, les capacités et les compétences professionnelles du candidat à occuper un poste précis.
Ces commentaires doivent être émis et consignés de manière respectueuse, mesurée et adéquate. Il est également rigoureusement exclu de porter et de noter le moindre commentaire discriminatoire.
La CNIL précise, dans le guide pour les employeurs et pour les salariés :
« Les « zones commentaires » destinées à enregistrer des informations de gestion, telles des résumés d’entretien, doivent, comme toute donnée à caractère personnel enregistrée dans un traitement, être adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard de la finalité du traitement. La CNIL veille au respect de ces principes. Il faut avoir à l’esprit, en rédigeant ces zones commentaires, que la personne concernée peut y avoir accès à tout moment. Ainsi, à la suite d’un contrôle sur place effectué par une délégation de la CNIL en décembre 2006, il a été constaté que des commentaires particulièrement subjectifs, relatifs aux personnes ayant déjà été employées par une société mais qui n’ont pas donné satisfaction, figuraient dans le traitement de gestion des salariés qu’elle avait mis en œuvre. Ainsi, ont pu être relevés des commentaires tels que « trop chiante », « problèmes d’hygiène (odeurs) », « personne sans dents et qui boit ». Conformément aux articles 45 et suivants de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, la formation contentieuse de la CNIL a prononcé, le 11 décembre 2007, une sanction pécuniaire d’un montant de 40 000 euros à l’encontre de cette société, compte tenu de la gravité des manquements constatés (Délibération n° 2007-374 du 11 décembre 2007). La CNIL continue de sanctionner les usages excessifs des zones de commentaires : en 2024, plusieurs sanctions prononcées au titre du principe de minimisation concernaient notamment des « commentaires excessifs ». Elle avait également publié en 2019 plusieurs conseils concernant les réflexes à avoir lors de la rédaction de ces commentaires. »
Un système de notation ou de classement des candidats peut être utilisé dès lors qu’il repose sur des critères pertinents au regard du poste, respecte les règles relatives à la protection des données et ne conduit pas à une discrimination. Lorsqu’un tel système intervient de manière automatisée dans la sélection, les règles particulières relatives au profilage et aux décisions automatisées doivent également être respectées.