Le recours à un questionnaire d’embauche

Le recruteur peut demander au candidat de remplir un questionnaire d’embauche.

Il est alors tenu d’informer le candidat sur :

• l’identité et les coordonnées du responsable du traitement ;
• les finalités et la base légale du traitement ;
• le caractère obligatoire ou facultatif des réponses et les conséquences éventuelles d’un défaut de réponse ;
• les destinataires ou catégories de destinataires des informations ;
• la durée de conservation des données ou les critères permettant de la déterminer ;
• les droits dont dispose le candidat sur ses données personnelles et les modalités permettant de les exercer.
  

Dans son guide, la CNIL explique que : 

Dans le cadre du processus de recrutement, les informations demandées doivent avoir pour seule finalité d’apprécier la capacité du candidat à occuper le poste proposé ou de mesurer ses aptitudes professionnelles. Plus précisément, les informations demandées doivent permettre d’identifier le candidat le plus adapté au poste à pourvoir et de vérifier les compétences (notamment les connaissances, le savoir-faire et le savoir-être) ainsi que les qualifications requises pour le poste concerné (p. ex. : diplômes et titres). Elles doivent avoir pour seul objectif de pouvoir valider ou non une candidature. Bien qu’il puisse être tentant d’obtenir un maximum d’informations sur un candidat, le recruteur doit veiller au respect de la vie privée de ce dernier : il doit donc écarter toute question ne relevant pas du contexte professionnel. Ainsi, la collecte d’informations dépourvues de lien direct et nécessaire avec l’emploi proposé ou avec l’évaluation des aptitudes professionnelles est interdite.

Pour résumer, les informations collectées par un recruteur peuvent être relatives à : l’identification du candidat ; l’expérience professionnelle du candidat ; la formation du candidat ; l’évaluation des aptitudes et compétences du candidat. En pratique, ces informations figurent au sein du curriculum vitae, de la lettre de motivation et, le cas échéant, sont obtenues à travers des recommandations professionnelles fournies à l’appui de la candidature et / ou de tests réalisés par le recruteur pour lequel le candidat est tenu de répondre de bonne foi. Aucune des informations concernant personnellement le candidat ne peut être collectée par un dispositif qui n’aurait pas été préalablement porté à sa connaissance. De la même manière, le recueil de références auprès de l’environnement professionnel du candidat (supérieurs hiérarchiques, collègues, maîtres de stage, clients, fournisseurs, etc.) est autorisé dès lors que le candidat en a été préalablement informé.

L’entretien

L’entretien doit viser à connaître le candidat, à recueillir diverses informations professionnelles et à émettre une opinion qui ne doit jamais constituer un jugement définitif.

Les informations recueillies doivent être adéquates, pertinentes, limitées à ce qui est nécessaire et présenter un lien direct et nécessaire avec le poste proposé ou les compétences du candidat.

Le recruteur doit toujours avoir à l’esprit que le candidat est rencontré dans un contexte particulier, à un moment précis de sa carrière et, la plupart du temps, pour un poste défini.

Ce même candidat peut se révéler être très différent dans d’autres circonstances. Outre les informations demandées, la posture du recruteur, les questions qu’il pose et la logique dans laquelle il se situe sont capitales.

C’est lui qui dirige et oriente l’entretien. Il est donc impératif que les questions qui sont posées ne contraignent pas le candidat à transmettre des informations d’ordre personnel.

Il revient au recruteur de décrire précisément le poste et au candidat d’apprécier si le poste proposé est conciliable avec des impératifs personnels, notamment de mobilité et de disponibilité.

La vérification du passé professionnel du candidat

Dans le cadre du recrutement d’un candidat, le recruteur est en droit de vérifier le parcours du candidat et la réalité des informations portées sur son curriculum vitæ.

Une telle démarche relève d’ailleurs, pour les cabinets de recrutement, de leur obligation de conseil.

Quels documents peuvent être collectés par le recruteur ?

Il est légitime que le recruteur sollicite auprès du candidat :

Ses diplômes et ses certificats de stage.

Le recruteur peut demander au candidat les diplômes, titres ou autres justificatifs nécessaires pour vérifier les qualifications requises pour le poste. La demande de documents plus détaillés, tels que des relevés de notes, doit être justifiée par un lien direct et nécessaire avec l’emploi proposé.

En revanche, il ne peut pas demander le dossier scolaire des candidats qui pourraient comporter des informations relevant de son entourage familial et social et de sa vie privée (Réponse ministérielle n° 13309, Journal Officiel, Assemblée nationale 16 mars 1987).

Par ailleurs, l’employeur ne peut exiger du candidat qu’il lui donne accès à son passeport d’orientation, de formation et de compétences. Le titulaire reste libre de choisir les informations qu’il souhaite partager avec un recruteur.

Les certificats de travail correspondant à ses précédents emplois.

Le recruteur peut demander au candidat de lui fournir les certificats de travail émis lors de ses précédents emplois ;

Les bulletins de salaire ne devraient pas être collectés par le recruteur

Des bulletins de salaire récents s’il est toujours en poste.

Le recruteur peut parfois être tenté par le fait de demander la communication des derniers bulletins de salaire du candidat afin de vérifier que le candidat est toujours en poste, dans la mesure où la prise de références n’est pas possible chez l’employeur actuel.

Néanmoins, la CNIL explique que

“Un bulletin de paie, en revanche, contient de très nombreuses informations non pertinentes pour apprécier l’aptitude du candidat à occuper le poste proposé (le montant des salaires, des renseignements éventuels sur les jours non travaillés en raison d’un arrêt maladie, d’un évènement personnel ou de l’exercice du droit de grève, des références telles que des coordonnées bancaires de la personne, etc.). De ce fait, la collecte des bulletins de paie par un recruteur apparaît disproportionnée et incompatible avec les exigences légales. Ces documents ne devraient pas être demandés au candidat. Le candidat peut toutefois transmettre un bulletin de paie au recruteur, de sa propre initiative, afin d’attester de son niveau de rémunération. Il conviendra alors de lui demander de masquer les informations non pertinentes.”

La copie du casier judiciaire.

La vérification du casier judiciaire doit présenter un lien direct et nécessaire avec le poste à pourvoir. Certains emplois font l’objet de dispositifs légaux spécifiques de vérification du casier judiciaire ou de contrôle d’honorabilité. En dehors de ces cas, lorsque cette vérification est justifiée par la nature du poste, le recruteur peut demander au candidat de présenter son bulletin n° 3, mais ne doit en principe ni le conserver ni en faire une copie. Pour des informations détaillées, veuillez consulter la fiche pratique de la CNIL « Fiche n° 16 : Quel cadre juridique s’applique à la collecte du casier judiciaire et aux vérifications obligatoires ? »

Vérification de l’absence d’interdiction de concurrence.

Le recruteur est en droit de demander au candidat s’il est lié par une clause de non-concurrence (en particulier s’il a connaissance du fait que le candidat est toujours en poste dans une entreprise directement concurrente).

Les conditions de validité d’une prise de référence

La collecte de références auprès de l’environnement professionnel du candidat est autorisée dès lors que le candidat en a été préalablement informé.

Le candidat doit être préalablement informé de la prise de références. À Compétence Égale recommande en outre de recueillir son accord écrit et de lui demander, dans la mesure du possible, de communiquer lui-même les coordonnées des référents. Les personnes dont les coordonnées sont ainsi traitées doivent également être informées du traitement de leurs données et des droits qui leur sont applicables.

En revanche, la collecte du nom et de l’adresse de références personnelles aux fins de diligenter une enquête dite «de moralité» serait excessive et contraire à la loi.

Ainsi, la CNIL a été amenée à dénoncer, dans l’un de ses rapports d’activité, le fait que le candidat soit invité à citer des noms de personnes membres des mêmes « groupes, clubs et organisations », et à donner des précisions sur la vie privée de ces derniers (vie familiale, revenus, profession…). De telles questions permettaient de ficher, à leur insu, des membres de l’entourage des candidats sans que cela ait un rapport avec la finalité du recrutement.

La prise de références doit reposer exclusivement sur les compétences du candidat. Les informations qui peuvent être communiquées par un ancien employeur au sujet d’un candidat doivent porter exclusivement sur ses compétences professionnelles et respecter les principes de finalité, pertinence et proportionnalité des informations demandées.

Ainsi, il peut être demandé les informations suivantes à l’ancien employeur : date d’entrée et de sortie, qualification du salarié, fonctions, compétences et qualités professionnelles, points forts ou à améliorer dans un cadre professionnel…

Le motif de rupture d’un précédent contrat de travail ne devrait être recueilli que s’il présente, dans les circonstances particulières du recrutement, un lien direct et nécessaire avec l’emploi proposé ou l’évaluation des aptitudes professionnelles. Les informations recueillies doivent rester limitées à ce qui est nécessaire et ne pas conduire à collecter ou utiliser des informations relevant de la vie privée ou d’un critère de discrimination prohibé.

Par contre, il ne peut être question de collecter des informations sur les loisirs du candidat, sur sa vie privée, sur ses convictions religieuses, sur ses engagements syndicaux, sur la profession du conjoint ou encore sur ses mœurs.

Le problème le plus souvent rencontré est que l’ancien employeur appelé, qui méconnaît souvent son devoir de confidentialité ou qui cherche à nuire au candidat, divulgue facilement des informations sur la vie privée, la psychologie ou la santé du candidat qui lui paraissent avoir un impact fort sur la relation de travail. Il revient donc au consultant en recrutement de ne poser que des questions sur les aptitudes professionnelles du candidat et de ne divulguer au futur employeur, parmi les informations qui ont pu être portées à sa connaissance, que celles qui relèvent purement de l’appréciation des compétences professionnelles.

Les prises de référence peuvent faire l’objet d’une restitution orale ou écrite. Il n’y a pas de formalisme particulier en la matière.

La recherche d’informations sur les réseaux sociaux

Les recruteurs peuvent-ils prendre connaissance d’informations sur les candidats sur les sites Internet ?

Les sites Internet en général, et les réseaux sociaux en particulier, regorgent d’informations d’ordre personnel (âge, origine, religion, nombre d’enfants, loisirs, orientation sexuelle, situation de famille, opinions politiques…) sur les candidats.

La plupart du temps, ces informations sont mises en ligne par les candidats eux-mêmes ou, tout au moins, avec leur consentement.

Pour autant, doit-on considérer de fait que les recruteurs ont le droit de les consulter, d’en tenir compte, voire même de les collecter dans le cadre d’un processus de recrutement ?

Au regard du droit actuel, les recruteurs sont tenus de respecter l’intimité de la vie privée des candidats.

Le recruteur ne doit rechercher, collecter ou utiliser que des informations pertinentes au regard de la candidature et présentant un lien avec l’activité professionnelle. La CNIL recommande, par principe, d’éviter la consultation de réseaux sociaux, sites ou plateformes dont la finalité première n’est pas professionnelle, sauf situation particulière dûment justifiée.

Plus encore, si le recruteur en prend connaissance par mégarde, il ne doit pas tenir compte de l’information ni la transmettre.

Afin d’éviter de prendre connaissance d’informations d’ordre personnel, il est recommandé de ne pas se rendre sur les profils des candidats sur les sites communautaires personnels (réseaux sociaux personnels, blogs, sites de partage de musiques, de films…) et se limiter aux sites et réseaux professionnels.

Quoiqu’il en soit, toutes les informations disponibles sur Internet, y compris celles d’ordre professionnel, sont à consulter avec précaution dans la mesure elles ne sont pas vérifiées ni vérifiables, qu’il peut y avoir des homonymes, des intentions malveillantes et des informations obsolètes.

Les informations professionnelles peuvent-elles être collectées et enregistrées dans la base de données ?

Les réseaux sociaux professionnels contiennent de précieuses informations sur le titre des candidats, leur évolution, leur parcours professionnel.

Une partie de ces informations est totalement publique et une autre peut être accessible dès lors qu’un candidat potentiel accepte la mise en relation avec le recruteur (ce dernier devient alors membre de son réseau).

Pour autant, la question se pose de savoir si ces informations peuvent être enregistrées par les recruteurs dans leurs bases de données.

Le caractère public d’une information ne dispense pas le recruteur de respecter le RGPD. L’enregistrement dans une base de recrutement doit notamment reposer sur une base légale, poursuivre une finalité déterminée et légitime, respecter le principe de minimisation et donner lieu à l’information du candidat dans les conditions prévues par le RGPD.

Cela constituerait une collecte déloyale d’information sur les candidats, contraire à la loi Informatique et Libertés, qu’il s’agisse :

• de la mise à jour d’une candidature déjà présente dans la base à partir des informations publiées sur le réseau social ;
• de l’enregistrement du lien hypertexte menant à un profil sur un réseau social ;
• de l’enregistrement de toutes les informations contenues sur le profil des candidats.

Par ailleurs, si le candidat décide de modifier ou supprimer son profil, les informations collectées dans des bases de données y persisteront, sans qu’il en soit informé ni qu’il ait donné son accord.

Lorsqu’il utilise des réseaux sociaux professionnels pour identifier ou contacter des candidats, le recruteur doit tenir compte de la finalité professionnelle du réseau et des attentes raisonnables des personnes concernées ; lorsqu’un profil est enregistré dans une base de candidats, il doit en principe informer la personne concernée dans les conditions prévues par le RGPD et lui permettre d’exercer les droits qui lui sont applicables.